Työajan suunnittelu ja seuranta

Selainkäyttöiset työajanseurantaohjelmistot mahdollistavat työkirjaukset ajasta ja paikasta riippumatta. Työaikatiedot tallentuvat Neonellan palvelimille, jolloin tiedot pysyvät varmasti tallessa suojattuina. Ohjelmistoa käytetään yleensä siten, että ensin suunnitellaan työvuorot henkilöstölle ja sen jälkeen henkilöt kirjautuvat selainkäyttöisen kirjausnäkymän kautta töihin ja töistä pois.

Neonella työajansuunnittelu ja –seurantaohjelmistojen kuvaus

Päätoiminnallisuus

1. Järjestelmää käytetään internetselaimella (ns. pilvipalvelu) ja se mahdollistaa työaikojen alkamis- ja päättymisaikojen tallennuksen joko liikkuvassa tai normaalityössä joko kosketusnäyttöisen kämmentietokoneen tai matkapuhelimen avulla. 
2. Järjestelmällä voidaan seurata työaikoja ja erikoistyöaikoja (kuten vapaapäiviä ja lomia)
3. Järjestelmä tuottaa palkanlaskentaan vietäväksi raportin, johon eritellään automaattisesti eri osastoille tehtävät työt, ylityöt ja erikoistyöajat. Järjestelmä on mahdollista liittää rajapintojen kautta myös useisiin palkanlaskentaohjelmiin.
4. Järjestelmään voidaan liittää myös Wwork työnsuunnittelumoduuli, joilla voidaan suunnitella esimerkiksi työvuorolistoja, projekteja ja projektikohtaisesti käytettäviä kapasiteetteja.
5. Mobiiliversiossa käsitellään myös kirjauspaikkojen GPS-tietoja, jonka avulla voidaan saada tarpeellista tietoa liikkuvan työn kirjauspaikoista.

Järjestelmän hallinta

Järjestelmän hallinnasta voidaan suorittaa seuraavia toimenpiteitä:

1. Lisätä, muokata ja poistaa esimiehiä, työntekijöitä ja niiden tietoja
2. Lisätä, muokata ja poistaa osasto- ja projektitietoja
3. Katsoa kalenteri – ja listausnäkymistä työkirjauksia
4. Tuottaa monipuolisesti raportteja .xls tai .pdf muodoissa
5. Muokata manuaalisesti työmerkintöjä
6. Hallinnoida erikoistyöaikoja, kuten esimerkiksi: ”sairasloma”
7. Hallinnoida ylityölaskentasääntöjä

Mikäli järjestelmään on kytketty työajansuunnittelumoduuli, voidaan hallinnasta suorittaa lisäksi seuraavia toimenpiteitä:

1. Suunnitella työvuoroja pitkälle automatisoidusti
2. Hallinnoida vuorotietoja, kuten esimerkiksi: ”aamuvuoro”
3. Hallinnoida vuorokiertoja, kuten esimerkiksi: 2 aamua, 2 iltaa, yö, 2 vapaata, 2 aamua jne.
4. Hallinnoida erilaisia työntekijätyyppejä, esimerkiksi 1-vuoro-työntekijä, 3-vuorotyöntekijä tai vapaasti ilman työvuoroja työskentelevä.

Mikäli järjestelmään on kytketty projektisuunnittelumoduuli, voidaan hallinnasta suorittaa lisäksi seuraavia toimenpiteitä:

1. Suunnitella projekteja Gantin kaaviolla ja kiinnittää niihin työntekijöitä
2. Määritellä työntekijäkohtaiset kapasiteetit
3. Määritellä osasto-, projekti-,  tai vuorokohtaisesti tarvittavat kapasiteetit
4. Työntekijöillä on mahdollisuus syöttää projektikohtaisesti tietoa järjestelmään. Vaikkapa tiettyyn projektiin käytetyistä tarvikkeista.
5. Tulostaa projektikohtaisia raportteja esimerkiksi laskujen liitteeksi

Kun järjestelmään on kytketty Wmile matkalaskumoduuli, voidaan hallinnasta seurata työntekijöiden ajamia työmatkoja ja tulostaa niistä raportteja sekä yhdistää matkakorvaukset palkka-aineistojen yhteyteen. Wmile matkalaskumoduulin käyttämiseen tarvitaan myös GPS-päätelaite, joka voi olla TomTom navigaattori tai Wmile-GPS matkatallennin. Työmatkojen tallennukseen on tulossa uoden 2011 aikana myös Android- ja Iphone mobiililaiteversiot.

Työntekijöiden käyttöliittymät

Työntekijöiden työkirjaustietojen käyttöliittymiä on kahta päätyyppiä, -touchpadilla käytettävä versio ja älypuhelimella toimiva versio.

Kosketusnäyttöisellä kämmentietokoneella eli Toucpadillä käytettävä versio
Vaatii toimiakseen seinälle kiinnitettävän touchpad laitteen, jonka kautta järjestelmää käytetään. Käyttöliittymää käytetään internetselaimella ja toiminta vaatii toimivan internet-yhteyden. Ensimmäinen näkymä on numeronäppäimistö jolla työntekijä antaa oman henkilönumeronsa kirjautuen sisään kirjauskäyttöliittymään josta antaa kirjaustiedon. – Tällaisia ovat mm: töihin, töistä, tauolle, tauolta, erikoistyöajalle ja kirjautuminen tietylle osastolle tai tiettyyn projektiin.

Touchpadillä käytettävän järjestelmän tekniset vaatimukset ovat:

• Touchpad laite min. 7” näytöllä ja lan, wlan tai 3G –tietoliikenneliittymällä. Minimissään 1 Ghz prosessori ja nykyaikainen internetselain, esimerkiksi: Internet Explorer 7.0 tai uudempi, Firefox 4.0 tai uudempi tai Google Chrome. Laitteen käyttöjärjestelmällä ei ole merkitystä.
• Toimiva tietoliikenneverkko, esimerkiksi 3G liittymä, lan- tai wlan. Tietoliikenneverkon kautta on päästävä Internetselaimella Internetiin.
• Huomioitava, että Touchpad laite tarvitsee jatkuvan virransyötön. Joten kirjauspaikan välittömässä läheisyydessä on oltava pistorasia.

Mobiililaitteella eli älypuhelimella käytettävä versio
Vaatii toimiakseen mobiililaitteen eli älypuhelimen, jossa on käyttöjärjestelmänä Symbian 6.0 tai uudempi. Vuoden 2011 aikana on tulossa Android-versio ja kevääseen 2012 mennessä Iphone-versio. Mobiililaitteeseen asennetaan kirjausohjelma, joka mahdollistaa työkirjausten lisäksi myös kirjausten GPS-tietojen tallennuksen (vapaaehtoinen toiminto). Järjestelmä muuttaa GPS-tiedon järjestelmässä osoitetiedoiksi.

Mobiililaite voi toimittaa kirjaustietoja järjestelmään joko reaaliaikaisesti tai manuaalisesti haluttuna ajankohtana.

Muita ominaisuuksia

Edellä mainittujen lisäksi järjestelmään on kehitetty muun muassa seuraavia hyödyllisiä ominaisuuksia

1. Tekstiviestihälytys esimiehelle mikäli työntekijä ei ole kirjautunut töihin sovittuun aikaan tai projektiin varattu resurssi/kapasiteetti ylittyy tai projekti ei toteudu aikataulussa.
2. Kapasiteettivalvonta työnsuunnittelumoduulissa joka huolehtii, että jokaisessa työvuorossa on tarvittava määrä henkilökuntaa
3. Päivystystoiminnot. Päivystysaika voi olla normaalityövuorotyypistä poiketen epätyypillinen, -se voi kestää vaikkapa koko viikonlopun.
4. Kameravalvonta. Tallentaa kirjaustietojen lisäksi kirjauksen tehneen kasvot väärinkäytöksien estämiseksi.
5. Rfid-kirjaus. Kirjauksessa käytetään lisäksi henkilökohtaista Rfid-henkilökorttia, jolla varmistetaan kirjauksen tehneen henkilöllisyys.
6. Tuuraustoiminto. Mahdollisuus tehdä toisen henkilön työvuoro esimerkiksi sairaslomatapauksessa
7. Työvoimakustannusten suunnittelu. Toiminto avustaa työvuorolistan suunnittelua siten, että henkilöstökuluista tulee mahdollisimman pienet asettamalla lisiä aiheuttavat työajat pienempipalkkaisille painottaen.

Neonellan työajansuunnittelu ja –seurantaohjelmistoja käyttävät esimerkiksi Pertunmaan kunta, Eläinsairaala Vethaus ja  lihajalostamo Veljekset Rönkä.

Edellinen sivu

Tulosta sivu

Päivitetty 25.01.2012